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Serviços cartoriais

 

Serviços cartoriais

O Departamento Cartorial do Consulado é designado para receber atos inter-vivos e de causa mortis, cuidar da conservação deles e emitir cópias e certidões.

O serviço cartorial é destinado aos cidadãos italianos que se encontram no exterior permanentemente ou temporariamente.

Os serviços cartoriais mais freqüentemente solicitados a um Departamento consular são:
1. Procurações
2. Testamento Público
3. Atos Públicos
4. Serviço de Autenticação
PROCURAÇÕES
A procuração é um ato com o qual se confere a faculdade a outra pessoa para agir em seu lugar e para cumprir os procedimentos necessários para alcançar um determinado objetivo (ex. vender, adquirir, administrar, fazer doações, aceitar doações, constituir ou dissolver sociedades, solicitar publicações de casamento, etc.).

As procurações se dividem em duas categorias:
· procurações gerais: com estes atos o interessado confia ao representante a gestão de todos os seus negócios, presentes e futuros. A procuração geral é emitida por tempo indeterminado.
· procurações especiais: com estes atos o interessado confia ao representante a gestão de uma parte dos seus negócios. A validade da procuração especial cessa no momento em que a finalidade particular pela qual foi emitida se conclui.
TESTAMENTO PÚBLICO
Dentre as atividades de competência do Departamento de Serviços Cartoriais de um Consulado, consta a redação de alguns atos concernentes a declarações de causa mortis de pessoas que se encontram no exterior.

O testamento público é a declaração de vontade do testador apresentada a um funcionário delegado às funções de tabelionato em presença de duas testemunhas e redigida de forma escrita.

No testamento segredo, ao contrário, as funções do Departamento de Serviços Cartoriais se limitam ao recebimento formal do ato (cujo conteúdo permanece sigiloso) e à sua conservação no Departamento.

O testamento hológrafo, enfim, não necessita de redação por parte de um funcionário do Departamento de Serviços Cartoriais e pode ser depositado em qualquer lugar e junto a qualquer pessoa. Normalmente este é depositado junto ao Departamento de Serviços Cartoriais a fim de evitar a possibilidade de uma perda e para assegurar sua imediata publicação com a morte do testador.
ATOS PÚBLICOS
Trata-se de uma tipologia de atos jurídicos (como, por exemplo, o ato de doação) para os quais a lei prevê a forma do ato público.

AUTENTICAÇÃO

A autenticação é normalmente realizada por um funcionário do Consulado, mas pode também ser realizada por um funcionário delegado para as funções cartoriais. Trata-se em particular de:
1. AUTENTICAÇÃO DE ASSINATURA: consiste na certificação por parte do funcionário público da procedência de um ato por parte da pessoa que o assinou.
Para proceder à autenticação da assinatura, é preciso apresentar-se pessoalmente ao Departamento de Serviços Cartoriais com um documento de reconhecimento e o próprio código fiscal;
2. AUTENTICAÇÃO DE FOTOGRAFIA: para este fim é necessário apresentar-se pessoalmente ao Departamento de Serviços Cartoriais com um documento de reconhecimento e três fotografias iguais.
A AUTOCERTIFICAÇÃO
Por "autocertificação" entende-se "a certificação produzida pelo interessado em substituição à normal certificação" (art.2, lei 15/1968). Isto representa a possibilidade para o cidadão em fornecer as mesmas informações presentes num registro público de maneira mais simples e com ônus menores.

A possibilidade de beneficiar-se da autocertificação é concedida a todos os cidadãos italianos e dos Países europeus.

A faculdade de beneficiar-se de declarações substitutivas foi estendida também aos cidadãos extra-comunitários regularmente residentes na Itália, limitadamente aos dados verificáveis ou certificáveis na Itália por sujeitos públicos.

A autocertificação e as declarações substitutivas podem ser utilizadas nas relações com a Administração Pública e com os concessionários e os gestores de serviços públicos.

Não podem, ao invés, ser utilizadas nas relações entre os privados, salvo quando os mesmos estiverem de acordo e perante a autoridade judiciária no exercício de funções jurisdicionais.
Certificados substituídos pela autocertificação
A autocertificação pode ser substitutiva de:
1. NORMAIS CERTIFICAÇÕES
Pode-se, portanto, recorrer à autocertificação nos seguintes casos:

data e lugar de nascimento;

residência;

cidadania;

gozo dos direitos políticos;

estado civil de solteiro, casado ou viúvo;

estado de família;

existência em vida;

nascimento de filho;

falecimento de cônjuge, de ascendente ou descendente;

posição com relação às obrigações militares;

inscrição nos registros ou listas mantidos pela Administração Pública;

títulos de estudo adquiridos;

qualificações profissionais;

exames universitários realizados e de estado;

títulos de especialização;

títulos de formação;

títulos de atualização;

títulos de qualificação técnica;

situação de renda ou econômica também para fins da concessão de benefícios
e vantagens de qualquer tipo previstos por leis especiais;

absolvição de específicas obrigações contributivas com a indicação do montante;

código fiscal ou inscrição IVA;

qualquer dado do registro tributário;

estado de desemprego;

qualidade de aposentado e categoria de aposentadoria;

qualidade de estudante;

qualidade de prendas do lar;

qualidade de legal representante de pessoas físicas ou jurídicas, de tutor,
de curador e similares;

inscrição junto às associações ou organizações sociais de qualquer tipo;

cumprimento ou não das obrigações militares inclusive aquelas referentes ao art.
77 do D.P.R. n. 237/64 como alterado pelo art. 22 da lei 958/86;

ausência de condenações penais;

qualidade de convivente sustentado;

todos os dados de conhecimento do interessado contidos nos registros do
estado civil.

Modalidade da declaração substitutiva de certificados:

A declaração substitutiva das normais certificações pode ser feita escrevendo em papel simples e assinando sob sua própria e exclusiva responsabilidade (não é preciso assinar perante o funcionário), ou preenchendo declarações substitutivas.

Além disso, é possível transmitir documentos, atos e certificados por fax, por correio ou meio telemático e informático às Administrações Públicas.
ATOS NOTÓRIOS
Os interessados podem recorrer à autocertificação para todos os estados, fatos e qualidades pessoais que não sejam certificáveis por parte de uma pública administração, através de declaração substitutiva do ato de notoriedade segundo o art.47 do DPR 445/2000.

Além disso, declaração substitutiva do ato de notoriedade pode se referir também a circunstâncias relativas a outros sujeitos, cujo declarante tenha conhecimento, como também a possibilidade de atestar a conformidade de uma publicação com o seu original.

A declaração substitutiva de atos notórios pode ser feita declarando fatos, estado civil ou qualidades pessoais de conhecimento do interessado perante o funcionário competente em receber a documentação, ou perante a um tabelião, oficial de chancelaria, secretário comunal ou outro funcionário encarregado pelo prefeito municipal.

Quando se tratar de estado civil, fatos e qualidades pessoais certificáveis ou atestáveis por parte de outro sujeito público e a administração considerar necessário controlar a veracidade das declarações, dispõe-se de 15 dias de prazo a partir da data das declarações para solicitar a necessária documentação.
Validade das declarações substitutivas de normais certificações e de atos notórios:
As declarações substitutivas têm a mesma validade dos atos que substituem.

Normalmente, os certificados têm validade de seis meses a partir da data de emissão, salvo quando as normas de lei ou regulamentos disporem de uma validade superior. A validade das certificações anagráficas e aquelas relativas ao estado civil é prorrogável se o interessado declarar que os dados contidos no certificado não sofreram alterações e subscreva tal declaração.

Tem validade ilimitada, ao invés, os certificados e as declarações substitutivas que atestam estado civil e fatos pessoais que não são sujeitos às alterações (certificados de nascimento, de morte, títulos de estudo, etc.).
Quais são os casos em que a autocertificação não é admitida NUNCA
A possibilidade de beneficiar-se da autocertificação não é admitida nunca para os certificados:

médicos;

sanitários;

veterinários;

de origem;

de conformidade com a UE;

marcas;

brevês.
Casos em que a Pública Administração NÃO PODE mais solicitar certificações aos cidadãos
No caso em que seja preciso certificar os dados relativos a sobrenome, nome, lugar e data de nascimento, cidadania, estado civil e residência, a Administração Pública não pode mais solicitar certificações, sendo suficiente a apresentação de um documento de reconhecimento.

O registro dos dados ocorre através da fotocópia não autenticada do mesmo documento.

Se o documento não for mais válido, o interessado deve declarar, na margem da fotocópia, que os dados contidos no documento não mudaram após a data da emissão.
Sanções para os cidadãos que fornecerem declarações não verdadeiras
Se as administrações tiverem dúvidas sobre a veracidade das autocertificações, devem efetuar os controles necessários.

Caso sejam encontradas declarações falsas, a falsidade nos atos e o uso de atos falsos são punidos segundo o código penal e as leis em matéria.

O declarante, além disso, perde os benefícios eventualmente obtidos graças às providências baseadas em declarações não verdadeiras.
Documentos de reconhecimento e de identidade
Em todos os casos em que seja solicitado um documento de identidade este pode ser substituído por um documento de reconhecimento equivalente.

São equivalentes à carteira de identidade:

O passaporte;

A carteira de motorista;

A licença náutica;

A carteira de aposentadoria;

A licença de habilitação para gestão de equipamentos térmicos;

O porte de armas;

As carteiras de reconhecimento emitidas por uma Administração do Estado,
mas somente com fotografia e carimbo ou outra assinatura equivalente.

Caso o documento esteja vencido, este pode ser igualmente apresentado, com uma declaração do interessado sobre a fotocópia do documento que os dados nele contidos não mudaram.


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